Wie verlaufen Meetings im Himmel?

9 Min Lesezeit CC BY-ND 4.0 c3 communication heaven

Ich bin nun schon einige Jahre im Himmel/Heaven Team des Chaos Communication Congress und dort gibt es zur Vor- und Nachbereitung der Kongresse online Meetings. Diese online Meetings verlaufen schon seit Jahren anders als die, an denen ich jetzt mit Corona häufiger teilnehme. Grade jetzt in der globalen Pandemie sind die online Meetings quasi aus dem Boden gekommen und das nicht immer in einer für mich zufrieden stellenden Variante. Vielleicht kann man da ja an der einen oder anderen Stelle optimieren und sich da vom Chaos inspirieren lassen.

Natürlich laufen bei den Meetings vom Himmel Dinge auch so, wie es zum Beispiel in einem Firmenumfeld einfach nicht machbar ist, aber einiges davon sehe ich als adaptierbar an. Und natürlich steht bei der Organisation eines Chaos Communication Congress auch Chaos an erster Stelle, Communication folgt erst an zweiter Stelle ;)

Kontext

Um ein bisschen einschätzen zu können, in welchem Kontext diese Meetings eigentlich stattfinden will ich zuerst noch mal auf zwei Dinge eingehen: In welchem Umfeld agiert der Himmel eigentlich und was tut der Himmel?

Umfeld des Himmels

Der Himmel ist eines von über 30 Teams die den Chaos Communication Congress (kurz c3) organisieren. Dabei ist der Congress eine Veranstaltung zwischen den Jahren, die zuletzt 17000 Teilnehmende hatte und nahezu komplett von Freiwilligen organisiert wird (genau genommen bezahlen sie sogar dafür, helfen zu dürfen). Diese Freiwilligen werden Engel genannt. Vor allem zur Vor- und Nachbereitung eines Congresses gruppieren sich Engel in die Teams, die bestimmte Aufgaben übernehmen. Diese Teams haben untereinander keine Rangordnung und agieren relativ autark. So gibt es beispielsweise Teams wie das LOC (Logistics Operation Center), welches Material zwischen den Veranstaltungen einlagert und Bestellungen für andere Teams übernimmt. Ein völlig anderes Team ist beispielsweise das BOC (Bar Operation Center), welches Getränke beschafft, diese auf der Veranstaltung zu den Bars bringt und für dessen Verkauf sorgt. Ein weiteres Team Bottles kümmert sich um das einsammeln und sortieren von den Flaschen, die überall auf so einem Congress in Bottle Drop Points hinterlassen werden. Nur um ein paar Beispiele für die Vielzahl von Teams zu nennen.

Was tut der Himmel?

Der Himmel hat eine Vielzahl von Aufgaben, hauptsächlich ist es jedoch der Ort für die Engel. Auf dem Congress selber gibt es über 4000 Engel, von denen die meisten nicht in Teams sind, sondern generellere Aufgaben übernehmen. Meistens sind dies Aufgaben, die nach kurzer Einweisung übernommen werden, wie Türschichten (Bändchenkontrolle), einsammeln von Flaschen von den Bottle Drop Points, bedienen der Kameras in den Sälen und so weiter. All diese Aufgaben werden im Engelsystem aufgenommen, in Schichten aufgeteilt und die Engel können sich dort Aufgaben aussuchen, wann und wo sie diese übernehmen wollen. Schichtplanung und das Well being der Engel sind so die Hauptaufgaben während eines Congresses.

Nebenbei schlagen auch noch alle möglichen Probleme beim Himmel auf. Zum Beispiel ruft ein Engel einer Türschicht beim Himmel an, warum denn das Hallentor neben ihnen offen steht und niemand dort kontrolliert. Vor allem Nachts kommen die großartigsten Probleme auf, zu denen man dann die relevanten Stellen / Teams ausfindig macht und löst. Chaos stand ja schließlich an erster Stelle beim Congress ;)

Das Heaven Team besteht aus etwa 70 Schicht Koordinatoren (so werden die Engel im Himmel häufig genannt). Ohne das es da eine klare Abgrenzung gibt, besteht das Kernteam aus etwa 10-15 Leuten, in den Meetings sind meistens so 7-30 anwesend.

Meetings

All dieses Chaos will geplant und vorbereitet werden. Und so trifft sich unter anderem der Himmel vor und nach so einer Veranstaltung regelmäßig. Beispielsweise die teamübergreifenden Orga-Meetings verlaufen ziemlich ähnlich zu denen des Himmels, ich gehe hier aber erstmal nur auf den Himmel ein.

Vorbereitung

Beim letzten Meeting wurde der Termin des Nächsten entschieden und so wissen alle, wann es dieses gibt. Außerdem wurde auch schon das Pad des nächsten Termins angelegt. Auf dieses Pad kann nun jeder Topics schreiben, die relevant werden. Wenn also jemand sieht, dass man über etwas sprechen sollte, dann kommt dies auf das Pad (= die Tagesordnung). (Später dazu mehr.)

Beispielsweise gibt es hier “zur Kenntnisnahme”, wie beispielsweise Themen aus Meetings anderer Teams, die für den Himmel relevant werden können. Die meisten Topics sind allerdings Diskussionspunkte, wie der Himmel etwas machen möchte. Dabei haben alle Topics einen kurzen Titel, eine verantwortliche Person (und wenn es nur die Person ist, die das ganze angestoßen hat) und ein paar Stichpunkte, worum es gehen soll.

Ein paar Tage vor dem Meeting schreibt irgendjemand eine Mail auf der Mailingliste, um noch mal alle an das Meeting zu erinnern und kurz vorher schreibt jemand im RocketChat.

Das Meetings selbst

Jedes Meeting hat einen Tschunk-Empfang, normalerweise ab 19:00 bei dem alle so langsam eintreffen und Smalltalk betreiben. Pünktlich um 19:30 geht es dann los.

Die Meetings finden mit dem Tool Mumble statt. (Daher werden die Meetings fast ausschließlich Mumbles genannt, was bei jedem schreiben des Wortes Meeting in diesem Blog Post wieder weird ist…) Mumble ist ein Open Source Tool (wie eigentlich alle Tools im Chaos Umfeld), welches Räume für Sprachkommunikation bereitstellt (ähnlich wie TeamSpeak). Und hier ist einer der wesentlichen Unterschiede zu anderen Meetings aus der aktuellen Zeit: Keine Kamera. Wir wollen etwas schaffen und haben produktiven Inhalt auf den Bildschirmen (zum Beispiel das Pad mit der Tagesordnung), keine Gesichter anderer Menschen.

Die Tagesordnung ist auf einem Pad (HedgeDoc, ehemals CodiMD), welches von allen gelesen als auch editiert werden kann. Zu Beginn des Meetings findet sich ein Moderator (es gibt ein paar häufige Kandidaten, aber wieder niemand festes) und es wird kurz über die Reihenfolge der Punkte gesprochen. Meistens werden Gäste, die etwas mit dem Himmel besprechen wollen, an den Anfang geschoben, damit diese schneller wieder gehen können. Auch wenn jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt gehen muss, werden die für die Person relevanten Topics früher behandelt. Und dann werden die Themen einfach von oben nach unten durchgegangen.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied zu Nicht-Chaos Meetings fällt einem dann auf: Es gibt keinen Protokollanten. Jeder kann auf dem Pad editieren, alle schreiben Protokoll. Es wurde etwas gesagt, dass relevant ist? Direkt aufschreiben. Meistens schreiben dann eher die Personen, die nicht grade aktiv am Gespräch beteiligt sind und so wechselt sich das relativ gut ab. Klar gibt es auch hier wieder “bekannte Gesichter”, die relativ viel Protokoll schreiben, aber wenn man am Ende auf die Farbleiste schaut, wer die jeweilige Zeile geschrieben hat, dann sieht man eine schön bunte Linie. Und das hilft einem dann später: Wenn man ein paar Tage später etwas von dem Protokoll wissen will und weiß, es wurde besprochen, dann ist man selber schuld wenn man es nicht aufgeschrieben hat. Wenn man selbst oder jemand anderes es aufgeschrieben hat, dann ist es einem auch später noch hilfreich.

So werden nun die einzelnen Punkte der Tagesordnung abgearbeitet. Bei jedem Punkt (ausgenommen der “Kenntnisnahme”) wird ein “Weiteres Vorgehen” definiert. Wie wollen wir damit weiter machen? Was genau soll passieren? Und vor allem: Wer kümmert sich darum, dass das passiert.

Hier muss man dann auch ein wenig an die Fehlerkultur und das Chaos denken. Dinge passieren, vielleicht kommt man da nicht weiter, vielleicht braucht man dort Unterstützung, vielleicht hat man doch keine Zeit dafür. Dann kann man zum Beispiel für das nächste Mumble einen Punkt auf die Tagesordnung setzen.

Und wo ich grade bei Fehlerkultur bin: “Nicht meckern, du hättest dich ja melden können und es besser machen können.”

Ein weiterer Unterschied zu sonstigen Meetings: Es gibt keine definierte End Zeit. Irgendwann sind die Themen alle durch oder man entscheidet sich zu einem “lass uns nächstes Mal weiter machen”. Meistens dauert so ein Meeting dann 1½ Stunden, ich habe aber auch schon alles von 20 Minuten bis 3 Stunden mitgemacht. Noch offene Themen und Themen, die wieder angesprochen werden müssen, werden dann auf das Pad für das nächste Mumble aufgeführt.

Dann wird noch ein nächster Termin entschieden. Meistens passiert dies im 2/4/6/8 Wochen + 1 Tag System. Man kann sich bei 7-30 Leuten nicht auf einen Wochentag einigen und irgendwer kann immer mal nicht. Daher wandert der Termin immer einen Wochentag weiter und nach 7 Mumbles ist man wieder beim selben Wochentag angekommen. Wie häufig man ein Mumble macht, ist meistens von der Distanz zur Veranstaltung abhängig. Man sieht ja auch, wie viele Themen schon auf den nächsten Termin geschoben wurden. Im Sommer (außer wenn das Camp ist) ist meistens nichts los, dicht am Congress eine ganze Menge.

Und zum nächsten Mumble beginnt der Spaß wieder von vorn.

Ideen für Out-of-Chaos-Meetings

Wie ich anfangs schon erwähnte, wird man nicht alles einfach so auf Meetings in beispielsweise Firmen übertragen können. Ein paar Dinge würden mich allerdings schon freuen zu sehen.

Beispielsweise das Protokollieren: Wenn einfach jeder Protokoll mit schreibt, dann gibt es hinter ein brauchbares Protokoll, mit dem man auch etwas anfangen kann. Wenn das nur wieder an einigen Wenigen hängen bleibt, dann haben die natürlich auch keine Lust mehr. Wenn man das gemeinsam macht, hat man aus meiner Sicht langfristig einfach am meisten davon.

Das Mantra “wenn du willst, das es besser wird, mach es doch einfach” funktioniert für so eine Chaos Veranstaltung aus meiner Sicht ziemlich gut. Am Anfang waren solche “losen Strukturen” etwas ungewohnt für mich (“Können wir nicht X” “Mach doch einfach”), aber mittlerweile komme ich damit gut klar. Grade dadurch, dass alle ein Interesse haben, dass es gut wird und dem niemand wirklich im Wege steht, kommt so viel “geiler Scheiß” bei rum. Klar kommt es dann auch vor, dass man dann ein “ups” von irgendjemandem aufräumt, aber hey, jeder macht mal “ups”. Das beste Beispiel aus dem Himmel ist wohl das Schichten anlegen: Mehrere Schichten über 4 Tage im 2h Takt sind ziemlich schnell erstellt. Gelöscht wird dann mit ein paar Leuten manuell. Kommt jedes Jahr mindestens einmal vor. ;)

Die Webcams in den Meetings: Beim Chaos habe ich sie noch nicht vermisst. Man hat eh grade andere Dinge vor Augen, wie das Pad. Außerdem geht das ganze auch auf die Performance. Auch wenn 40 Leute im Mumble sind, die CPU merkt kaum was. Bei einigen Orga Mumbles gibt es im Anschluss ein “Tele Bier” in einem Jitsi (Voice bleibt im Mumble, deutlich Ressourceneffizienter und nicht alle sind am Bild interessiert). Dann wird aber auch nichts mehr produktiv gemacht und das Hauptaugenmerk liegt auf Mensch.

Für kleine Meetings und wenn man etwas diskutieren will, sind Kameras definitiv hilfreich. Sobald man eh etwas produktiv vor Augen hat oder mehr Leute anwesend sind, lohnt sich die Kamera aus meiner Sicht nicht. Gerade wenn schwächere Hardware dabei ist.

So etwas wie den Smalltalk vor dem Meeting und das relativ offene Ende sehe ich als ganz nett an. Die Gespräche vor dem jeweiligen Meeting erinnern mich an die Gespräche in der Kaffee-Ecke: Nicht immer zum Thema aber doch schon immer mal in die Richtung. Und dadurch das alle schon früher da sind, fängt man dann auch pünktlich an. Keine “akademische Viertelstunde” oder “lass uns noch kurz warten, jemand fehlt noch”. Und selbst wenn jemand später dazu kommt oder früher geht: Das Protokoll ist nutzbringend.

Vielleicht konnte ich hiermit ein paar Ideen für Out-of-Chaos-Meetings geben. Und da sind wir dann wieder bei “mach doch einfach besser” ;)